Tämä on Momgarf Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä
Yritys: Momgarf Oy (Y-tunnus 3272498-6)
Kotipaikka: Kangasala.
Yrityksestä vastaa ja yhteyshenkilönä toimii toimitusjohtaja Mari Vuorinen,
t. +358 40 847 6512, mari.vuorinen(at)momgarf.fi.
Verkkosivuston osoite on: https://momgarf.fi.
Rekisterit ja oikeusperuste
Yrityksellä on asiakasrekisteri.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
- Henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, tietoinen ja yksiselitteinen)
- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- Asiakkaiden aineiston säilytys perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin: Kirjanpitolain 1336/1997 2 luku
Rekisteröidyt ja niihin sovellettavat säännökset
Asiakasrekisterissä on tietoja Momgarf Oy:n asiakkaista. Tässä selosteessa asiakkailla tarkoitetaan myös entisiä asiakkaita sekä yrityksen palveluista kiinnostuneita potentiaalisia asiakkaita.
Asiakasrekisterissä olevista asiakkaista osa on yrityksiä, yhdistyksiä ja muita yhteisöjä ja osa on luonnollisia henkilöitä.
Henkilötietojen suojaaminen on lakisääteistä. Luonnollisten henkilöiden tietoihin sovelletaan henkilötietojen suojaamista koskevaa lainsäädäntöä: EU:n tietosuoja-asetusta ja Suomen tietosuojalakia (1050/2018). Henkilötietojen suojaaminen koskee kaikkia luonnollisia henkilöitä riippumatta siitä, onko kyseinen henkilö itse Momgarf Oy:n asiakas vai onko hänen tietonsa rekisteröity sen takia, että kyseinen henkilö liittyy asiakkaana olevaan yritykseen tai yhteisöön.
Yritystietojen suojaaminen perustuu sopimukseen. Tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki eivät koske yritystietoja. Momgarf Oy suojelee kaikkia asiakastietoja ja asiakkaidensa yrityssalaisuuksia hyvien käytäntöjen mukaisesti.
Asiakasrekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja (yritystietoja ja henkilötietoja) käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen toimeenpano
- Asiakasviestintä ja asiakassuhteen hoitaminen
- Laskutus ja maksusaatavien perintä
- Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen suojaaminen
- Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
Käytämme asiakkaiden tietoja vain sovittujen töiden hoitamiseen (kirjanpito, tilinpäätös, palkat ja muut asiakkaan kanssa sovitut palvelut), niiden laskuttamiseen sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Emme käytä asiakkaiden tietoja markkinointiin emmekä luovuta niitä kenellekään markkinointia varten.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin henkilötietoja saadaan seuraavista lähteistä:
- Rekisteröidyltä henkilöltä itseltään
- Asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön edustajalta
- Julkisista viranomaisrekistereistä
Käsiteltävät henkilötiedot
Yrityksen asiakasrekisteriin tallennetaan henkilöistä seuraavia tietoja:
- Nimi
- Henkilötunnus
- Mikäli henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, tallennetaan syntymäaika ja -paikka sekä kansallisuus.
- Mikäli henkilöllä on Y-tunnus, myös se tallennetaan.
- Yhteystiedot: postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvan velvollisuuden tai valtuutuksen perusteella. Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintäyhtiölle myöhästyneen laskusaamisen tai muun velkasaamisen perimiseksi.
Henkilötietojen suojaus
Henkilötietoja käsitellään ainoastaan yrityksen sähköisissä tietoturvallisissa järjestelmissä. Tietotekniset järjestelmät on suojattu palomuurien ja tietosuojaohjelmistojen avulla. Tietoihin pääsy on suojattu käyttäjätunnuksien ja salasanojen avulla, siten että tietoja pääsevät näkemään ja käsittelemään vain siihen valtuutetut työtehtävien hoitamiseksi.
Tietojen säilytysaika
Kun henkilötiedot on tallennettu sopimussuhteen perusteella, niin henkilötietoja säilytetään koko sopimussuhteen ajan sekä sen jälkeen, niin kauan kuin se on tarpeellista sopimussuhteeseen liittyvien asioiden hoitamiseksi, saamisten perimiseksi tai muuten oikeutettujen etujen suojaamiseksi.
Kun henkilötiedot on tallennettu lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, niin henkilötietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.
Yhteydenottolomake
Sivuston yhteydenottolomake toimii Microsoft Forms -palvelussa. Lomakkeella kysytään nimi, sähköpostiosoite ja viesti. Lähetetyt tiedot tallentuvat Momgarf Oy:n Microsoft 365 -palveluun, ja käytämme niitä vain yhteydenottoon vastaamiseen ja mahdollisen asiakassuhteen hoitamiseen. Microsoft toimii palvelun tarjoajana ja henkilötietojen käsittelijänä Momgarf Oy:n lukuun. Yhteydenottoja säilytetään niin kauan kuin niihin vastaaminen vaatii. Jos yhteydenotosta syntyy asiakassuhde, tietoja käsitellään asiakasrekisterin tavoin.
Evästeet
Sivusto ei käytä evästeitä kävijöiden seurantaan, analytiikkaan eikä markkinointiin. Yhteydenottolomake on upotettu sivulle Microsoftin palvelusta, ja Microsoft voi käyttää lomakkeen toiminnan edellyttämiä evästeitä. Niistä kerrotaan Microsoftin omassa tietosuojaselosteessa.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu, ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Voit pyytää tietojesi poistamista, ellei laki velvoita meitä säilyttämään niitä (esimerkiksi kirjanpitoaineisto). Voit myös pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit perua sen milloin tahansa. Pyynnöt voi lähettää sähköpostilla osoitteeseen mari.vuorinen(at)momgarf.fi.
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).